Внутренняя опись документов дела пример. Образец внутренней описи документов дела. Какие организации обязаны вести личные дела

Содержание
  1. Внутренняя опись документов личного дела: образец
  2. Опись документов: зачем нужна
  3. Какие документы подлежат описи
  4. Образец внутренней описи «Личного дела»
  5. Перечень документов в личном деле сотрудника
  6. Какие документы входят в личное дело сотрудника
  7. Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020
  8. Что допускается, но с согласия работника
  9. Как правильно вести
  10. Сколько хранить
  11. Опись в личное дело
  12. Является ли обязательной
  13. Кто занимается составлением документа
  14. Правила оформления
  15. Какие включаются сведения
  16. Как описывается документ
  17. Что делать с документом после увольнения гражданина
  18. Что такое личное дело сотрудника
  19. Опись документов в личном деле работника: бланк
  20. Опись документов личного дела образец
  21. Основные требования закона
  22. Составляем опись дел
  23. НОРМАТИВНАЯ БАЗА
  24. ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
  25. ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
  26. СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
  27. ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
  28. ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
  29. СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
  30. ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ
  31. ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)
  32. Внутренняя опись документов личного дела работника: образец
  33. Обязательна ли внутренняя опись личного дела
  34. Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия
  35. Опись дел по личному составу: образец заполнения
  36. Опись документов
  37. Правила составления описи документов
  38. Последовательность составления внутренней описи дел
  39. Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения
  40. Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:
  41. Скачать бланк сдаточной описи
  42. Скачать бланк описи дел постоянного хранения
  43. Требования к составлению описи документов личного дела
  44. Скачать бланк описи дел по личному составу

Внутренняя опись документов личного дела: образец

Внутренняя опись документов дела пример. Образец внутренней описи документов дела. Какие организации обязаны вести личные дела

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Внутренняя опись документов личного дела

Во время работы на предприятии «Личное дело» сотрудника постепенно обрастает множеством важных документов и справок. Прежде всего, в этой папке появляется заявление о приеме на работу и автобиография.

Сюда же отправляется приказ руководства о зачислении человека в штат. Это — минимум. В зависимости от стажа, профессиональной, гражданской и общественной активности сотрудника может накапливаться много других документов.

Для того чтобы не потерялся ни один из них, инспекторы кадровой службы должны вести внутреннюю опись документов «Личного дела».

Опись документов: зачем нужна

Ответственность за сохранность описи возлагается на сотрудника кадровой службы. К сожалению, встречаются случаи обращения в суд из-за потерянных документов, которые не были своевременно описаны.

Особенно актуален этот вопрос для трудящихся предпенсионного возраста. Известно, что для оформления пенсии важен непрерывный стаж. А подтвердить его иногда бывает возможно только путем предоставления в ПФР всех справок и локальных документов, удостоверяющих переводы по служебной лестнице.

Описи подлежит не вся документация, которая хранится в личных делах персонала. Она прилагается к:

  • Папкам, имеющим заголовок «Личное дело». Это значит, что на папке не указывается, какие именно документы здесь находятся, в каком количестве и на какой срок они здесь размещены.
  • Папкам, отправляющимся на долговременное хранение в архив учреждения. При этом срок хранения должен превышать 10 лет. Перед отправкой в архив ответственный кадровик должен составить опись.

Ответственный сотрудник за данный вид работы назначается локальным приказом. В крупных компаниях эта работа поручается отделу кадров. В небольших учреждениях, а также частных фирмах и ИП, с данным видом работы вполне может справиться офис-менеджер.

Она не требует профессиональной подготовки. Главное, что должен знать ответственный сотрудник, это как составлять опись и заполнить все графы в соответствии с нормативами современного русского языка.

В настоящее время федерального единого образца описи не существует. Абсолютное большинство компаний пользуется локальным шаблоном.

Корпоративный шаблон должен быть утвержден работодателем. Кроме того, он обязательно регистрируется в учетной политике компании.

Какие документы подлежат описи

В момент трудоустройства гражданин уже приносит какие-то документы в отдел кадров. Все, что предоставляет новый сотрудник, необходимо сразу же фиксировать в описи.

Дальнейшая практика очень проста. Каждая бумага, вновь поступающая от администрации, профсоюза или иного внутреннего органа, прежде всего, фиксируется в описи. Здесь же отмечается, если какие-то документы изымаются и возвращаются назад.

Описи подлежат:

  • трудовые книжки;
  • документы, подтверждающие образование;
  • справки о прохождении курсов переподготовки;
  • любые локальные приказы, в которых отражаются нюансы трудовой жизни сотрудника;
  • наградные листы;
  • сведения о переводе в структурное подразделение;
  • благодарности;
  • поощрения;
  • данные о наличии ученой степени;
  • перечень публикуемых трудов;
  • перечень рационализаторских предложений;
  • перечень особых профессиональных достижений.

В каждом отдельном случае опись может дополняться или сокращаться. Поэтому рациональная организация данного процесса требует оформления таблицы. Это позволит наглядно распределить всю информацию. При каждом поступлении нового документа или справки ответственному понадобится только заполнять графы.

Как правило, опись хранится внутри папки «Личное дело». Обычно секретарь, офис-менеджер или кадровик приклеивают ее к внутренней стороне титульного листа. В большинстве случаев опись составляется на обычном листе формата А4, если нет корпоративного бланка.

Несмотря на то, что опись составляется в произвольной форме, желательно придерживаться определенных правил. Прежде всего, в заголовке должно стоять наименование этого документа и полные личные данные (фамилия, имя, отчество) работника. Кроме того, здесь же необходимо указать название предприятия или учреждения.

Графы таблицы распределяются следующим образом:

  1. Порядковый номер.
  2. Индекс документа. Обычно это номер, идентичный внутреннему документообороту.
  3. Дата поступления.
  4. Название документа. В этом пункте обязательно следует указать, вносится ли в «Личное дело» копия или подлинник.
  5. Общее количество листов вносимого документа. Например, трудовой договор может быть достаточно большим, если работник принимается на несколько должностей или выполняет обязанности совместителя. Кроме того, иногда в трудовом договоре особенно оговариваются условия работы. Это, например, может касаться режима работы кормящих матерей, студентов или сотрудников, на иждивении которых находятся престарелые родители или больные дети, нуждающиеся в постоянном уходе. В этом случае работодатель может пойти навстречу и установить особый режим работы.
  6. Примечание. В этом пункте указывается причины, по которым документ выносится или изымается. Для наградных листов и благодарностей обязательно указывается повод, по которому они подаются. Здесь же вносятся отметки о физическом состоянии документов, о замене какого-то из них на копию и так далее.
  7. Итоговая запись. Внизу описи цифрами и прописью следует указать точное количество хранимых в папке документов и справок. Кроме того, итоговая запись должна содержать число листов самой описи.

Образец внутренней описи «Личного дела»

Индекс документаДата документаНаименованиеЧисло листовПримечания
114Т15.09.2014Трудовой договор1 — 2Отсутствуют
2Р775

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela.html

Перечень документов в личном деле сотрудника

Внутренняя опись документов дела пример. Образец внутренней описи документов дела. Какие организации обязаны вести личные дела

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).

Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Источник: https://ppt.ru/art/kadri/dokumenti-v-lichnom-dele

Опись в личное дело

Внутренняя опись документов дела пример. Образец внутренней описи документов дела. Какие организации обязаны вести личные дела

Опись личного дела считается простым в составлении документом, формируемым наиболее часто непосредственно при трудоустройстве гражданина. С ее помощью фиксируется вся документация, передаваемая гражданином будущему директору.

В будущем в опись вносятся другие документы, которые подшиваются к личному делу. Указывается процесс изъятия и возврата тех или иных бумаг. Обязательно в компании назначается сотрудник, который наделяется обязанностью по хранению данной документации.

Он отвечает за хранение и заполнение личных дел специалистов. Поэтому обычно назначенное ответственное лицо серьезно подходит к своим обязанностям.

Судебная практика содержит несколько примеров разбирательств, когда работники обращались в суд на компании, потерявшие те или иные важные документы.

Является ли обязательной

По закону компании могут не составлять опись разных документов, содержащихся в личном деле каждого сотрудника предприятия. Но имеются некоторые дела, для которых делать опись нужно в обязательном порядке.

К ним относится:

  • папки передаются в архив для долгосрочного хранения, поэтому срок их хранения превышает 10 лет;
  • личные дела обладают стандартным заголовком «личное дело», поэтому отсутствует возможность понять, какая имеется документация.

Что входит в личное дело сотрудника и зачем оно заводится? Ответы в видео:

Если в этих случаях руководитель предприятия все равно не назначает ответственное лицо для составления описи, то он может привлекаться к ответственности.

Кто занимается составлением документа

Занимается процедурой составления описи назначенный в компании специалист, который наделяется нужными полномочиями путем издания соответствующего приказа руководителем предприятия.

Выбранный работник должен обладать опытом работы в этой сфере, поэтому обычно выбирается сотрудник кадровой службы. Иногда ответственным лицом назначается секретарь.

Если процедура составления описи выполняется в маленькой компании, то нередко занимается процессом непосредственный руководитель фирмы. Для этого нужно обладать соответствующей квалификацией, чтобы грамотно составить документацию.

Правила оформления

Чтобы сделать опись личного дела сотрудника предприятия, ответственное лицо должно хорошо разбираться в основных правилах кадрового делопроизводства.

Поэтому учитываются следующие моменты:

  • делать опись можно от руки или на компьютере;
  • обычно для этих целей используется компьютер, так как с его помощью можно распечатать на принтере нужное число копий;
  • для заполнения документации можно пользоваться стандартным листом или фирменным бланком, принадлежащим компании;
  • для одного дела составляется одна опись, но если работник настаивает на получении копии, работодатель не может отказать в ее составлении;
  • в документации может иметься несколько листов, если в личном деле имеется множество различных документов;
  • если имеется множество страниц, то необходимо их правильно пронумеровать;
  • не допускается наличие разных ошибок, неточностей или исправлений;
  • работодатель должен следить за тем, чтобы в описи имелись только достоверные сведения, так как если будет вноситься ложная информация, то это может привести к привлечению виновника и директора фирмы к дисциплинарному взысканию.

Личное дело работника. Фото dedadi.ru

Хранить документацию можно разнообразными методами. Для этого может вкладываться опись в личное дело или документ приклеивается к титульному листу папки.

В законодательстве отсутствует какая-либо унифицированная форма описи, которая должна применяться всеми компаниями. Поэтому организации могут разрабатывать свою уникальную форму, причем данная информация вносится в учредительную документацию предприятия.

Используются фирмами следующие варианты:

  • при составлении каждой описи используется произвольная форма, но такой способ является удобным только в случае, если в компании трудится мало работников;
  • разрабатывается собственная уникальная форма, которая фиксируется в учредительной документации фирмы, после чего сотрудники пользуются ею при составлении описи.

Если в организации работает много сотрудников, то целесообразно пользоваться вторым вариантом. При наличии тщательно разработанной формы не возникнет сложностей с составлением очередной описи.

Какие включаются сведения

При формировании описи непременно включаются в этот документ некоторые обязательные реквизиты. Без этой информации документация не обладает какой-либо ценностью.

К этим обязательным сведениям относится:

  • название компании;
  • сведения о работнике, являющиеся его ФИО, занимаемой в фирме должностью, датой поступления на работу и другими данными;
  • перечень документации, включенной в личное дело специалиста;
  • указывается количество копий каждой бумаги.

Бланк описи личного дела работника. Фото dedadi.ru

Описываются разные бумаги, к которым относится трудовая книжка сотрудника, документы, имеющие отношение к образованию гражданина, а также наградные листы или другая аналогичная документация.

Если в процессе трудоустройства работник повышает квалификацию, то в описи прописывается полученный им сертификат. Во время сотрудничества руководитель регулярно издает разные приказы относительно любого сотрудника, поэтому эти документы должны фиксироваться в описи.

Если требуется внести в документацию действительно много информации, то обычно составляется удобная таблица. Так как личное дело постоянно расширяется, в опись приходится вносить новые сведения.

Как заключить ученический договор с работником? Подробнее .

Указываются не только бумаги, вкладываемые в это дело, но и документация, изымаемая из папки. Приводятся причины изъятия документов, а также дата их возвращения.

Как описывается документ

Чтобы грамотно описать любую документацию, учитываются следующие моменты:

  • заголовок содержит название описи, а также личные сведения о сотруднике;
  • приводится наименование компании, где трудится гражданин;
  • в таблицу включаются все документы, имеющиеся в личном деле;
  • в описание любой документации должны входить следующие сведения: номер документа, его индекс, дата формирования, дата подписания руководителем, наименование бумаги, число листов, а также примечания, с помощью которых можно понять, каково содержание данной документации;
  • если документ по разным причинам изымался из личного дела, то приводится информация о дате и причине изъятия.

Как формируются личные дела работников? Смотрите видео:

Под таблицей ответственное лицо компании обязано указать точное количество разных документов, содержащихся в личном деле работника предприятия.

В конце ставится подпись назначенного специалиста, который должен заниматься не только составлением, но и грамотным хранением данной документации. Указывается его должность, а также требуется расшифровка подписи.

Что делать с документом после увольнения гражданина

Как только работник уходит из компании по разным причинам, прекращается ведение его личного дела. Запрещается выдавать эту документацию гражданину на руки, поэтому она отправляется в архив.

Нужно ли брать справку 2-НДФЛ при увольнении с работы? Читайте .

Если в описи остались какие-либо незаполненные пункты, то они перечеркиваются, так как не допускается, чтобы в нее включались какие-либо недостоверные или ненужные сведения.

Личное дело должно заводиться на каждого работника в компании. Оно содержит основные документы, полученные от сотрудника и оформляемые в процессе его работы в фирме.

Если в нем содержится много документации, то непременно делается опись. Она должна содержать только актуальную и достоверную информацию. После увольнения работника она отправляется в архив для грамотного хранения.

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

  • Номер по порядку;
  • Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
  • Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
  • Название документа;
  • Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома — лист 1, копия паспорта — листы 2-4, копия приказа о расторжении договора — лист 5 и т.д.
  • Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
  • В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Основные требования закона

Источник: https://owenural.ru/opis-v-lichnoe-delo/

Составляем опись дел

Внутренняя опись документов дела пример. Образец внутренней описи документов дела. Какие организации обязаны вести личные дела

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел.

Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.

5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст.

51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет.

Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи.

В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• лицевые счета;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения.

При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.

), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.

6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

«№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

«Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

«Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов.

В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же».

Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

«Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.

), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил).

Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

«Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

«Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

«Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

, например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа.

Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда;

• номер фонда;

• номер описи;

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

Предисловие (дополнение к предисловию).

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2017/sostavljaem_opis_del/

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Внутренняя опись документов дела пример. Образец внутренней описи документов дела. Какие организации обязаны вести личные дела

]]>]]>

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

Он будет содержать следующие реквизиты:

  • название организации, которая сдает документы в архив;
  • гриф утверждения руководителя;
  • номер по порядку;
  • индекс дела;
  • наименование дела;
  • даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
  • количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
  • примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
  • в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Источник: https://spmag.ru/articles/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela-rabotnika-obrazec

Опись документов

Внутренняя опись документов дела пример. Образец внутренней описи документов дела. Какие организации обязаны вести личные дела

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ. Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.

Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе. Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.

Правила составления описи документов

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же». Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

Последовательность составления внутренней описи дел

  1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
  2. Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».
  3. Дата документа.

    Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.

  4. Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
  5. Номера листов.

  6. Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.

  7. Итоговая запись, содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере — и их.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:

  • Указание порядкового номера дела.
  • Индекс дела согласно номенклатуре.
  • Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
  • Крайние даты дела.
  • Число листов в деле.
  • Срок хранения.

Скачать бланк сдаточной описи

Скачать бланк сдаточной описи
Скачать пример заполнения сдаточной описи

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения».

Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.

Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.

Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.

Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения

Скачать бланк описи дел постоянного хранения
Скачать пример заполнения описи дел постоянного хранения

Требования к составлению описи документов личного дела

Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения. Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

Скачать бланк описи дел по личному составу

Скачать бланк описи дел по личному составу
Скачать пример заполнения описи дел по личному составу

Источник: http://www.adok.ru/zakonodatelnaya-baza/opis-dokumentov.php

Законы и акты
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: