Можно ли переслать трудовую книжку по почте. О трудовых книжках в ТК РФ и других законах. Варианты получения книжки

Содержание
  1. В каких случаях при увольнении можно получить трудовую по почте
  2. В каких случаях это возможно
  3. Как оформляется согласие на почтовую пересылку трудовых документов
  4. Когда трудовая книжка отсылается без согласия
  5. Почему важно делать это через почту
  6. Типичные ошибки
  7. Электронные трудовые книжки с 2020 года: что делать работодателю
  8. Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?
  9. Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку
  10. Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ
  11. Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации
  12. Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР
  13. Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников
  14. Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка
  15. Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты
  16. Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД
  17. Электронные трудовые книжки с 2020 года
  18. Сроки перехода на электронные трудовые книжки
  19. Какие сведения будут в электронных трудовых книжках
  20. Как работнику получить сведения из трудовой книжки
  21. Как перейти на использование электронных трудовых книжек
  22. Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек
  23. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
  24. Электронная трудовая книжка: как работнику и работодателю подготовиться к переходу в 2020 году
  25. Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку
  26. Как вести электронную трудовую книжку
  27. По какой форме выдавать сведения о трудовой деятельности
  28. Какие сведения нужно передавать в ПФР для ведения электронной трудовой книжки
  29. Сроки предоставления сведений в ПФР
  30. Как предоставить сведения в ПФР
  31. По какой форме предоставлять сведения в ПФР
  32. Как накажут за нарушения при ведении электронной трудовой книжки
  33. Преимущества цифровой трудовой книжки
  34. Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить
  35. Как правильно отослать трудовую книжку почтой
  36. Что может предпринять уволенный сотрудник
  37. Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки

В каких случаях при увольнении можно получить трудовую по почте

Можно ли переслать трудовую книжку по почте. О трудовых книжках в ТК РФ и других законах. Варианты получения книжки

Требования законодательства обязывают работодателя оформить разрыв трудового соглашения в последний трудовой день сотрудника и выдать ему трудовую книжку. Но случается, что гражданин по каким-то причинам не забрал этот документ. Тогда осуществляется отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Такая процедура имеет определённые нюансы, которые нужно учитывать.

В каких случаях это возможно

Чтобы разобраться, когда необходимо отсылать гражданину почтой документ, подтверждающий его трудовой стаж, целесообразно рассмотреть распространённые типовые причины, из-за которых возникают подобные ситуации.

Итак, отсылка документов после увольнения почтой обычно осуществляется, если:

  • увольняющийся трудится в филиале компании, расположенном в другом городе, а все официальные бумаги хранятся в основном офисе;
  • увольнение осуществлялось одновременно с оформлением отпуска (заявление писалось с просьбой прекратить трудовые отношения в последний отпускной день);
  • гражданин был направлен в продолжительную командировку (стажировку, практику) и уже оттуда подал прошение о разрыве трудового договора, где указал, что трудовую книжку ему следует прислать домой почтой;
  • трудовые отношения были прекращены по приговору суда либо же по инициативе администрации вследствие выявления фактов грубого нарушения трудового законодательства;
  • прекращение соглашения о трудовой деятельности с женщиной, находящейся в декрете, по её собственному заявлению;
  • по иным причинам дистанционного увольнения, когда об этом просит сам увольняющийся.

Важно отметить, отправка трудовой книжке почтой – это для администрации вынужденная мера, когда отсутствует возможность вручить документ лично увольняющемуся гражданину.

Либо присутствует письменное обращение сотрудника на отсылку трудовой книжку непосредственно ему домой почтой.

Работодатель не имеет полномочий проявлять какую-либо инициативу, чтобы выслать почтой личные материалы сотруднику, особенно когда последний может самостоятельно прийти и забрать их в кадровом подразделении компании.

Для отсылки материалов почтой требуется веское основание. В противном случае такой факт расценивается как задержка выдачи документа с вытекающими из этого юридическими последствиями для работодателя.

Отсутствие подписанного обходного листа, а также окончательного расчёта на дату увольнения не являются основанием, чтобы задерживать выдачу положенных гражданину официальных бумаг.

Если выполнить такие действия несвоевременно (в срок не позднее 3 рабочих дней), работодателю может грозить солидный штраф. Исключение могут составлять случаи, когда место нахождения владельца трудовой книжки неизвестно.

Тогда официальные материалы о трудовой деятельности останутся храниться в архиве компании пока не станут востребованными.

Как оформляется согласие на почтовую пересылку трудовых документов

Учитывая, что трудовая книжка сопровождает сотрудника весь период рабочей деятельности, передача её от работодателя к работнику должна осуществляться из рук в руки. Пересылать этот документ почтой можно только тогда, когда этого желает сам работник.

Но перед тем как отправить трудовую книжку по почте, необходимо получить письменное согласие на осуществление таких действий. Оно может выражаться таким образом:

  1. Отдельной фразой в общем заявлении на увольнение. В таких случаях эта фраза пишется отдельным абзацем после формулировки причины увольнения. Обычно такое заявление также присылается почтой либо подаётся сотрудником заблаговременно (например, перед уходом в отпуск, по окончании которого сотрудник решил уволиться).
  2. Отдельным заявлением. Оно может подаваться как с основным заявлением об увольнении, так и после получения зарегистрированного приказа об увольнении.
  3. Путём уведомления работодателя о необходимости отправки трудовой книжки почтой телеграммой. Формулировка пишется в произвольной форме, но должна полностью раскрывать суть пожелания. Поэтому экономить на словах в таких случаях не стоит.

Следует отметить, что отдельные компании рассматривают письма пользователей, присланные по электронной почте как их личное заявление. Тут следует учитывать, что интернет-переписка обычно осуществляется по незащищённым каналам, поэтому в правдивости такого сообщения могут возникать сомнения.

Как вариант, пользователь пишет заявление от руки, сканирует его и уже так пересылает своему работодателю. Такой документ может быть принят к рассмотрению при условии, что оригинал будет позже переслан обычной почтой.

Почтовая пересылка трудовых документов допускается, когда этого желает владелец и предоставил письменное согласие на такую пересылку. Отправляется ценным письмом с получением обратного уведомления о получении документов.

По желанию владельца трудовая книжка может пересылаться и другими способами, либо доставляться с помощью курьера. Оплата за такой тип пересылки вычитается с причитающегося увольняющемуся сотруднику компенсационного жалования. Оптимально, если всё это будет изначально предусмотрено в заявлении гражданина на осуществление ему доставки трудовой книжки.

Когда трудовая книжка отсылается без согласия

В жизни периодически возникают ситуации, требующие от работодателя выполнить возложенные на него обязательства по части полного финансового и документального расчёта с уволенным сотрудником. И в некоторых ситуациях приходится проявлять инициативу и отправлять документ через почтовое отделение на домашний адрес уволенного труженика.

Это возможно в таких случаях:

  • увольняемый труженик категорически отказался забирать причитающиеся ему бумаги и книжку в завершающий трудовую деятельность день;
  • увольнение гражданина выполнено по инициативе администрации, и сотрудник отказывается ставить подпись и забирать свои документы;
  • когда работодателю известен домашний адрес уволившегося гражданина, на момент увольнения он отсутствовал на рабочем месте и не желает что-либо писать (согласие на отправку документов почтой).

Нужно учитывать, трудовая книжка – официальный учётный документ. Поэтому её отправка владельцу должна осуществляться по чётким правилам. Пересылка должна выполняться исключительно ценным письмом, внутрь которого вкладывается опись. Описывать всё содержимое необходимо тщательно, чтобы в дальнейшем не было возможности обвинить этого работодателя в халатности во время работы с документами.

Перед тем, как отсылать такое письмо, кадровому подразделению придётся выполнить некоторые подготовительные шаги:

  1. Составить письменное адресное уведомление уволенному работнику о необходимости прийти забрать трудовую книжку лично либо направить своё письменное заявление с разрешением её переслать.
  2. В присутствии не менее 3 лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать документ лично и не захотел направлять в отдел кадров письменное заявление на пересылку.
  3. Отправка конверта с официальными бумагами (должно быть ценное письмо с описью и ответным уведомлением).
  4. Получение обратного оповещения, что документ успешно вручён владельцу. Это и будет основанием считать, что увольнение труженика и расчёт выполнены в полном объёме.

Отправление официальных материалов без согласия допускается, только когда бывший труженик по каким-либо причинам отказался самостоятельно забирать трудовую книжку с отдела кадров.

Почему важно делать это через почту

Сегодня почта России остаётся одним из надёжных источников передачи информации, которому такое право делегировано на государственном уровне.

Здесь действует свой чёткий внутренний порядок, по которому пошагово расписано, как действовать в разных ситуациях.

При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.

Таким образом, работодатель получает гарантию доставки документа владельцу либо возврата обратно для необходимости дальнейшего архивного хранения. В любом случае риск потери документа сводится к нулю. Почтовые уведомления и отметки являются должным доказательством, что все возложенные на работодателя функции были выполнены в полном объёме.

Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:

  • любым доступным почтовым оператором. Условия такой отправки и оплаты необходимо заранее письменно согласовать. Тут же целесообразно требовать от заявителя заверения не предъявлять претензий из-за потери документов во время пересылки;
  • курьером. Условие также заблаговременно оговаривается письменно. Все риски потери официальных бумаг здесь также ложатся на получателя;
  • через представителя. Тут уполномоченному лицу придётся оформить нотариально удостоверенную доверенность. Только так отдел кадров сможет выдать трудовую книжку прекратившего работу в компании сотрудника.

Выбирается наиболее удобный способ для сотрудника и более надёжный для руководителя.

Если пересылка официальных бумаг осуществлялась почтой либо другим доступным способом, необходимо сохранить все квитанции, уведомления, отчётные формы, подтверждающие факт отправки, когда и на чьё имя отправлялись бумаги. Такие документы необходимо приобщить к личному делу сотрудника, а дальше хранить всё время, пока будет храниться личное дело.

Такие действия помогут доказать работодателю, что он делал всё правильно и подтвердить его слова о том, что он направлял документы сотруднику, если они вдруг потеряются при пересылке.

К тому же при наличии квитанций и других документов, подтверждающих пересылку отличным от обычной почты способом, курьерской службе можно предъявить иск о требовании возместить нанесённый ущерб утерей документов.

Типичные ошибки

Ниже приведены типичные ошибки, допускаемые работодателями, когда ввиду неизвестных причин гражданин лично не забрал трудовую книжку.

Ошибки:

  1. На дату разрыва трудового соглашения труженик отказался забирать трудовую книжку, а кадровой специалист уже на следующий день отправил её почтой. Тут нарушена процедура. Изначально нужно направить сотруднику уведомление, где предложить прийти и лично забрать документ о трудовой деятельности. Не составлен акт отказа, ведь только после этого можно осуществлять такую операцию.
  2. Документ о трудовом стаже был передан через близкого родственника, работающего на этом же предприятии. Также считается грубым нарушением. Ибо в случае потери книжки либо возникновения претензии со стороны бывшего сотрудника работодателю грозит солидный штраф.
  3. В качестве письменного подтверждения на пересылку принято письмо по электронной почте. Такая форма общения не признается официальной перепиской. В дальнейшем при рассмотрении такого дела судом будет считаться, что согласия работника не было.
  4. Трудовая книжка после получения заявления на её пересылку отправлена обычным письмом. Здесь невозможно доказать, что действительно осуществлялась процедура отправки документов.
  5. По письменному заявлению бывшего сотрудника документ о трудовой деятельности передан его представителю. Такие действия недопустимы, если у представителя отсутствует должным образом оформленная доверенность. Исключение может составлять почтовый курьер из официальной курьерской службы.

Чтобы избежать ответственности за нарушение процедуры выдачи трудовой книжки, отдавать документ необходимо непосредственно владельцу либо по официальным каналам передачи информации, предварительно заручившись письменным согласием получателя.

Отправка трудовой книжки посредством почты осуществляется только в исключительных случаях. Лучше уговорить сотрудника самостоятельно забрать документ. Это поможет избежать конфликтов и ответственности за утерю документов.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/uvolnenie/otpravka-trudovoy-knizhki

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что делать работодателю

Можно ли переслать трудовую книжку по почте. О трудовых книжках в ТК РФ и других законах. Варианты получения книжки

С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с электронными трудовыми книжками. Что теперь делать? Разберем по шагам.

Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.

Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

  • Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. 
  • Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:

Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам 

Подробнее

А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.

Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.

Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации

Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная.

Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР

  • Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.

Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.

Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция.

Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно.

Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

  • Работодатели, численность работников которых менее 25, могут предоставлять отчет в бумажном виде или в электронном.

Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников

Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно.

Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная.

Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:

  • что изменилось в законодательстве;
  • что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
  • что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.

Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.

Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка

На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.

Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).

Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.

Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты

На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.

Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

Обратите внимание, в ст. 65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников.

И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.

Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.

  • Если в трудовой книжке вы увидите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то трудовую книжку вы не принимаете для хранения или ведения. Трудовую книжку в этом случае рассматриваем исключительно как документ для определения стажа и опыта работы и фиксируем эту информацию в личной карточке Т-2.
  • Если в локальном нормативном акте трудовая книжка упоминается как документ, выдаваемый при увольнении, внесите изменения в данный акт в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

  1. Прием на работу.
  2. Постоянный перевод.
  3. Увольнение.
  4. Подача работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовых книжек либо о предоставлении работодателем работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п. О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье «13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД».

Скачайте список мероприятий, которые нужно провести в 2020 году

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1712

Электронные трудовые книжки с 2020 года

Можно ли переслать трудовую книжку по почте. О трудовых книжках в ТК РФ и других законах. Варианты получения книжки

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. 

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок – 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/99746/

Электронная трудовая книжка: как работнику и работодателю подготовиться к переходу в 2020 году

Можно ли переслать трудовую книжку по почте. О трудовых книжках в ТК РФ и других законах. Варианты получения книжки

Работодателю необходимо подготовить письменные уведомления для каждого работника. Вручить их нужно не позднее 30 июня 2020 года.

Исключений для сотрудников, которые временно не работают (например, для сотрудниц в декрете), закон не предусматривает, поэтому их тоже придётся уведомить до середины года, не дожидаясь выхода на работу.

В уведомлении нужно ознакомить работника с двумя моментами. Во-первых, что в трудовом законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Во-вторых, что работник вправе до конца года подать работодателю письменное заявление, в котором выбрать ведение его трудовой книжки в бумажном виде или предоставление ему электронных сведений о трудовой деятельности.

О поступившем от работника заявлении (вне зависимости от того, какой выбор сделал сотрудник) необходимо отчитаться в ПФР.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку

Вести электронные сведения работодатель обязан в силу закона, и выбор работником бумажной трудовой книжки эту обязанность никак не отменяет.

Но у всех сотрудников будет право в течение 2020 года определиться, хотят ли они параллельно сохранять книжку на бумажном носителе или хотят от неё отказаться.

Даже если работник выбрал бумажный вариант, то в дальнейшем он может передумать в любое время и выбрать электронную трудовую.

За работником, выбравшим ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Это важно учитывать, принимая сотрудника на работу: если у него нет трудовой книжки на руках и в сведениях о трудовой деятельности нет отметки о том, что он выбрал электронный вариант, то работодателю придётся заводить новую бумажную трудовую книжку.

Работники, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

В случае если сотрудник промолчал или не имел возможности подать заявление (был на больничном, в отпуске и т. д.) либо гражданин нигде не работал и в связи с этим не смог никого из работодателей проинформировать о своём решении, бумажная трудовая книжка сохраняется. Но параллельно в любом случае вся информация в электронном виде накапливается в системе персонифицированного учёта.

Как вести электронную трудовую книжку

Ведение электронной трудовой книжки будет заключаться в передаче определённых законом сведений в ПФР, а также в предоставлении работнику сведений о его трудовой деятельности.

Сотруднику сведения о его трудовой деятельности нужно будет предоставить на бумажном носителе или в электронном виде в день увольнения или по его запросу в период работы.

Если работодатель не предоставит эти сведения своевременно, то понесёт такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

По какой форме выдавать сведения о трудовой деятельности

Это определит Минтруд.

С 20 декабря 2019 года проходят публичное обсуждение текста проекта и независимая антикоррупционная экспертиза проекта приказа Минтруда России «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения».

Проектом предусматриваются две формы, по которым работник может получить сведения о трудовой деятельности:

  • одну можно получить в личном кабинете на сайте ПФР или через Единый портал государственных услуг (форма «Сведения о трудовой деятельности (СТД-ПФР)»);
  • другую — непосредственно от работодателя (форма «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)»).

СТД-Р предоставляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя. Она формируется и представляется способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.

СТД-Р может быть представлена работнику на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя).

Форма на бумажном носителе заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет документы личной подписью. Позиции «должность уполномоченного лица», «расшифровка подписи» (указывается Ф.И.О. полностью) обязательны к заполнению.

Какие сведения нужно передавать в ПФР для ведения электронной трудовой книжки

В связи с переходом на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года работодатель обязан передавать в ПФР следующие сведения о каждом работнике:

  1. Страховой номер индивидуального лицевого счета.
  2. Фамилию, имя, отчество.
  3. Сведения о трудовой деятельности, в числе которых указываются:

    1) место работы:

    • наименование работодателя, сведения об изменении наименования работодателя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя);
    • регистрационный номер работодателя;

    2) сведения о выполняемой работе и периодах работы:

    • сведения о приёме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения работодателя, в которое принят работник;
    • трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
    • сведения о переводах на другую постоянную работу;
    • сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;
    • реквизиты приказов или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

    3) информация о подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

    Работодатель обязан предоставлять в ПФР вышеуказанные сведения в следующих случаях:

    • приём на работу;
    • переводы на другую постоянную работу;
    • увольнение;
    • подача работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде либо о предоставлении сведений работнику в электронном виде.

Награды и благодарности не будут вноситься в электронную трудовую книжку. Данную информацию было решено не вносить, поскольку наличие благодарностей и наград в трудовой книжке не влияет на начисление пенсии.

Сроки предоставления сведений в ПФР

В переходный период, в течение 2020 года, сведения достаточно будет передавать 1 раз в месяц, а именно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки.

Но есть два нюанса. Во-первых, если эти сведения представляются впервые в отношении работника, то работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.

Во-вторых, если в течение 2020 года случаев приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки у конкретного сотрудника не было, то сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя нужно представить не позднее 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года подавать информацию в ПФР нужно будет чаще. Так, о приёме на работу и увольнении сотрудника отчитаться нужно не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа.

В остальных случаях (о переводе на другую постоянную работу и о подаче заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место соответственно перевод на другую постоянную работу или подача заявления.

Как предоставить сведения в ПФР

Если численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет 25 и более лиц, сведения подаются только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. В таком же порядке сведения могут представляться работодателем, у которого численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет менее 25 лиц.

Сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа можно сформировать с использованием программно-технических средств, применяемых работодателем для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.

По какой форме предоставлять сведения в ПФР

Это определит ПФР. С 20 декабря 2019 года подводятся итоги общественного обсуждения текста Проекта Постановления Правления ПФР «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка её заполнения».

Проектом утверждаются форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» в электронном виде, а также порядок заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

Указанная форма представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе):

  • с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения;
  • в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведённых мероприятий и другие);
  • в случае подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о представлении ему электронных сведений о трудовой деятельности.

Согласно Проекту большинство полей СЗВ-ТД заполняется унифицированным способом.

Так, при заполнении графы «Вид мероприятия (приём, перевод, увольнение)» указывается наименование кадрового мероприятия в соответствии с Классификатором вида мероприятий, который приложен к Проекту. Классификатор содержит всего 7 мероприятий:

  1. Прием на работу (службу).
  2. Перевод на другую работу.
  3. Увольнение с работы.
  4. Изменение наименования страхователя.
  5. Прохождение обучения во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров).
  6. Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т. п.).
  7. Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью.

В Проекте указано, что при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. Вместе с тем из принятого закона не следует, что сведения нужно предоставить только о последнем кадровом мероприятии.

СЗВ-ТД можно предоставлять на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет входящие документы личной подписью. Позиции «Наименование должности руководителя», «Ф.И.О.» (указываются фамилия, имя и отчество (при наличии) полностью) обязательны к заполнению.

Форма СЗВ-ТД в виде электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как накажут за нарушения при ведении электронной трудовой книжки

Госдума РФ приняла в первом чтении законопроект № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений».

Он предусматривает, что виновных в неоднократных нарушениях (то есть 2 и более раза за год) накажут предупреждением.

Однако профильный комитет Госдумы считает, что ответственность за нарушения в предоставлении информации в ПФР уже предусмотрена действующим законодательством и она значительно строже, а предложенная норма, по сути, является частным случаем такого нарушения. Поэтому законопроект скорее всего доработают в 2020 году и сделают санкции более жёсткими.

Преимущества цифровой трудовой книжки

Основной причиной перехода от бумажного экземпляра трудовой книжки к цифровому стали сложности работников, связанные с подтверждением стажа работы при выходе на пенсию: отсутствие переименования работодателя или должности в записях, помарки в трудовой книжке и другие недочеты приводят к необходимости подтверждать стаж работы по архивным документам.

С введением трудовой книжки в электронной форме работники и работодатели получат ряд преимуществ, о которых на своём сайте упомянул Минтруд, а именно:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизацию ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения;
  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Источник: https://iitrust.ru/articles/article/elektronnaya-trudovaya-knijka-kak-rabotniku-i-rabotodatelu-podgotovitsya-k-perehodu-v-2020-godu/

Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить

Можно ли переслать трудовую книжку по почте. О трудовых книжках в ТК РФ и других законах. Варианты получения книжки

Руководитель обязан в последний день работы сотрудника выдать ему расчет и трудовую книжку с занесением соответствующей записи об увольнении.

Возможно, работник не согласен с причиной увольнения и отказывается забирать трудовую книжку или по какой-либо причине отсутствует в день расторжения договора на работе.

Тогда следует в этот же день отправить ему заказное письмо о необходимости получения им трудовой книжки или получении письменного согласия на отправление ее почтой. Выслать трудовую книжку по почте считается возможным, если имеется от сотрудника письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

После получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение не более трех дней (рабочих).

Для этого необходимо:

  1. Составить акт, обязательно в присутствии свидетелей. Это послужит доказательством невиновности руководителя в задержке выдачи трудовой книжки. Копию акта желательно вручить бывшему сотруднику под расписку.
  2. Издать приказ на основании акта, в котором обязательно следует указать, что не было возможности ознакомить работника с приказом об увольнении.
  3. Следует снять ксерокопии всех листов книжки перед тем, как отправить ее почтой. Это пригодится в случае утери при пересылке.
  4. Оформить письмо с уведомлением (заказное). В письме необходимо указать адресные данные, телефон для контакта и время работы, в том числе обеденный перерыв, отдела кадров.
  5. Составить опись содержимого почтового конверта. Опись заверяет сотрудник отделения почты. Она послужит доказательством того, что в письмо вложена именно книжка и все сопутствующие документы. В связи с этим работник не сможет обвинить вас в том, что в конверте было что-то иное. Еще стоит обязательно указать в описи, что вложено письмо с требованием сотруднику явиться в организацию для получения им трудовой книжки или письменного согласия для отправления ее почтой. Копию описи нужно сохранить для доказательства в суде, если это будет необходимо.

Важно:

  • рассылайте уведомления уволенному сотруднику по всем адресам, известным вам}
  • не забывайте, что согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть обязательно письменным}
  • передайте трудовую книжку из центрального офиса в филиал, если сотрудник работал именно здесь}
  • не передавайте трудовую книжку третьим лицам, для этого нужна доверенность, оформленная нотариально.

Что может предпринять уволенный сотрудник

Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения.

Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное.

В случае признания вины работодателя работнику выплачивается денежная компенсация.

Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.

Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки

Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:

  1. Храните книжку до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
  2. Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником. В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.

Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой.

При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников. Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/nuzhno-li-pismennoe-soglasie-rabotnika-na-otpravku-trudovoy-knizhki-po-pochte-i-kak-ego

Законы и акты
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: